Wzór klauzuli informacyjnej dla klientów końcowych

Data wejścia w życie: 24 czerwca 2026 r.

Niniejszy dokument jest wzorem klauzuli informacyjnej dla klientów końcowych firm korzystających z platformy Zynde. Uzupełnij pola oznaczone w nawiasach kwadratowych (np. [NAZWA FIRMY]) własnymi danymi i opublikuj treść w swojej polityce prywatności, na stronie internetowej, w stopce profilu lub przekaż ją osobie, której dane dotyczą, przy pierwszym kontakcie (np. w wiadomości powitalnej).

Jako użytkownik Zynde jesteś administratorem danych swoich klientów końcowych. Zynde przetwarza te dane wyłącznie jako podmiot przetwarzający na Twoje zlecenie — nie zastępuje to Twojego obowiązku informacyjnego wobec klientów.

Przed publikacją zweryfikuj treść pod kątem specyfiki swojej działalności (np. dodatkowe cele marketingowe, inne kanały kontaktu). W razie wątpliwości skonsultuj się z radcą prawnym.

Jak skorzystać z wzoru

• Skopiuj sekcję „Treść klauzuli do publikacji” poniżej.

• Zamień wszystkie pola [WIELKIMI LITERAMI] na swoje dane (nazwa firmy, adres, e-mail, telefon itd.).

• Usuń lub dostosuj punkty, które nie dotyczą Twojej działalności (np. rezerwacje online, jeśli z nich nie korzystasz).

• Umieść gotową klauzulę w swojej polityce prywatności lub jako osobny dokument powiązany z kanałami, przez które klienci się z Tobą kontaktują (strona www, Instagram, Facebook).

• Poinformuj klientów o wykorzystaniu AI — szczególnie jeśli agent automatycznie odpowiada na wiadomości bez natychmiastowej interwencji człowieka.

Treść klauzuli do publikacji

Poniższy tekst spełnia minimalne wymogi informacyjne art. 13 RODO w typowym scenariuszu obsługi wiadomości i rezerwacji przez Zynde (w tym agenty AI i integracje Meta).

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest [NAZWA FIRMY / IMIONA I NAZWISKO PRZEDSIĘBIORCY], [ADRES SIEDZIBY LUB ZAMIESZKANIA], [NIP — jeśli dotyczy], [REGON — jeśli dotyczy] (dalej: „my”, „Administrator”).

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z nami: e-mail: [ADRES E-MAIL], telefon: [NUMER TELEFONU — opcjonalnie].

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania

• obsługa zapytań i korespondencji (w tym wiadomości prywatnych na Instagramie, Facebooku lub innych podłączonych kanałach) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes: prowadzenie korespondencji z klientami);

• umawianie i realizacja wizyt / rezerwacji usług — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem);

• prowadzenie dokumentacji i rozliczeń, jeśli wynika to z przepisów — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny);

• ewentualny marketing bezpośredni własnych usług — wyłącznie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), jeśli i w zakresie, w jakim zgoda zostanie udzielona;

• dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Kategorie danych

• imię, nazwisko lub pseudonim, identyfikator profilu w mediach społecznościowych;

• adres e-mail, numer telefonu — jeśli podasz je w korespondencji;

• treść wiadomości i załączników;

• dane rezerwacji: preferowany termin, wybrana usługa, ewentualne notatki;

• zdjęcie profilowe i nazwa użytkownika z platform społecznościowych — w zakresie udostępnionym przez Meta po Twojej stronie integracji;

• metadane kontaktu (data, kanał, historia rozmowy w ramach obsługi).

4. Źródło danych

Dane pochodzą bezpośrednio od Ciebie (wiadomości, formularze) lub z platform Meta (Instagram, Facebook) w zakresie profilu i korespondencji, gdy kontaktujesz się z nami przez te kanały.

5. Odbiorcy danych i podmiot przetwarzający

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym naszą działalność (hosting, księgowość, narzędzia IT) wyłącznie na podstawie umów powierzenia i w niezbędnym zakresie.

Korzystamy z platformy Zynde (https://zynde.pl) do obsługi wiadomości, rezerwacji i automatycznej odpowiedzi na zapytania. Patryk Ilnicki prowadzący platformę Zynde przetwarza dane jako podmiot przetwarzający na nasze zlecenie — szczegóły: https://zynde.pl/polityka-prywatnosci. Lista podprocesorów Zynde: https://zynde.pl/regulamin (Załącznik nr 2).

W zakresie integracji z Meta dane mogą być przetwarzane przez Meta Platforms Ireland Ltd. / Meta Platforms Inc. zgodnie z regulaminem i polityką prywatności Meta.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem z Zynde i dostawców technologii (m.in. hosting, modele AI) dane mogą być przekazywane do państw trzecich, w szczególności USA, z zabezpieczeniami przewidzianymi w rozdziale V RODO (w tym standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej). Szczegóły transferów Zynde: https://zynde.pl/polityka-prywatnosci.

7. Okres przechowywania

• dane korespondencji i rezerwacji — przez czas trwania relacji biznesowej oraz przez okres niezbędny do dochodzenia roszczeń (zazwyczaj do 3 lat od zakończenia współpracy), chyba że przepisy wymagają dłuższego przechowywania;

• dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu wycofania zgody;

• po zakończeniu współpracy z dostawcą IT dane w systemie Zynde są usuwane lub zwracane nam zgodnie z umową powierzenia (zwykle w ciągu 30 dni, kopie zapasowe do 90 dni).

8. Prawa osób, których dane dotyczą

• prawo dostępu do danych (art. 15 RODO);

• prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);

• prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO);

• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);

• prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) — gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy lub zgody i w sposób zautomatyzowany;

• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (art. 21 RODO);

• prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed cofnięciem, jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie.

9. Prawo wniesienia skargi

Przysługuje Ci prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych.

10. Obowiązek podania danych

Podanie danych kontaktowych i niezbędnych do rezerwacji jest dobrowolne, lecz niezbędne do udzielenia odpowiedzi, umówienia wizyty lub świadczenia usługi. Brak podania danych może uniemożliwić obsługę zapytania lub rezerwację.

11. Zautomatyzowane przetwarzanie i sztuczna inteligencja

Część korespondencji może być obsługiwana automatycznie przez agenta AI (system językowy) skonfigurowanego w platformie Zynde — np. w celu udzielenia odpowiedzi na najczęstsze pytania lub zebrania danych do rezerwacji.

Odpowiedzi AI mają charakter pomocniczy i mogą zawierać nieścisłości. W sprawach wymagających decyzji człowieka lub gdy żądasz kontaktu z obsługą osobistą, skontaktuj się z nami bezpośrednio pod danymi z pkt 1.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływające wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania, w rozumieniu art. 22 ust. 1 RODO.

Opcjonalne uzupełnienia

W zależności od modelu biznesowego rozważ dodanie do własnej polityki:

• informacji o monitoringu wizyjnym (jeśli dotyczy lokalu);

• informacji o newsletterze i mechanizmie wypisu ze zgody marketingowej;

• informacji o profilowaniu lub remarketingu (jeśli stosujesz piksele Meta poza samą obsługą wiadomości);

• odrębnej klauzuli dla danych szczególnych kategorii (art. 9 RODO), jeśli je przetwarzasz.

Informacja o wzorze

Wzór udostępniany przez Zynde pod adresem https://zynde.pl/klauzula-informacyjna. Ostatnia aktualizacja wzoru jest zsynchronizowana z dokumentacją prawną platformy. Publikując klauzulę u siebie, podaj własną datę aktualizacji.